Verwandeln Sie eine Offline-Konferenz in ein gutes Web-Event

Als leidenschaftliche Übersetzerin zwischen IT- und Nicht-Technologie-Menschen ist mein Hauptcredo immer: „Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Publikums, Ihrer LeserInnen, Ihrer NutzerInnen“.

Während der letzten, herausfordernden Tage und Wochen erhielt ich einige Bitten um Unterstützung von Menschen, die mich schon länger kennen. Diese Menschen wissen, dass ich a) neugierig und technikbegeistert bin und b) in turbulenten Zeiten immer eine einfache und pragmatische Lösung finde, um die Dinge zum Laufen zu bringen.

Eine der Fragen, die mich erreichte war „Wie verwandle ich eine Konferenz aus dem wirklichen Leben mit Offline-Präsenz in ein gutes Web-Event?“

Lassen Sie mich Ihnen einen kurzen Überblick über die vier Schritte zu einer erfolgreichen Web-Konferenz geben (inspiriert durch den Demingkreis): 1. Vorbereitung, 2. Durchführung, 3. Nachbereitung, 4. Verbesserung.

Schritte zu einem guten Web-Event

 

 

 

 

 

 

Phase 1: Vorbereitung

Verschaffen Sie sich einen ersten Überblick

  • Definieren Sie Ihr Thema und erstellen Sie Ihre Storyline
    Je nachdem, ob Sie eine Verkaufspräsentation oder eine Schulung vorbereiten, werden Sie unterschiedliche Materialien und Medien benötigen oder verwenden. Entwerfen Sie Ihre Storyline und beschränken Sie sich auf eine übersichtliche Menge an Inhalt. Das ist immer schwierig, aber Ihr Publikum wird Ihnen für eine knackige und präzise Online-Präsentation dankbar sein. Und um ehrlich zu sein: Das gilt immer, egal ob Sie eine Real-Life- oder eine Online-Präsentation halten.
  • Denken Sie an Ihr Publikum
    Sprache, Ton und Detaillierungsgrad Ihrer Präsentation hängen von Ihrem Publikum ab. Ist es Ihr internes Verkaufsteam, geben Sie eine Produkteinführung oder eine Schulung? Ist Ihr Publikum international? Kennen Sie sie persönlich oder müssen Sie noch Ihre Aufmerksamkeit gewinnen? Sind sie an die Technologie gewöhnt und im Umgang mit Online-Technologien geschult?
  • Stellen Sie Ihr eigenes Team zusammen
    Als Beispiel: Ihr Team sollte 1-2 Moderatoren umfassen, eine oder mehrere Personen zur Unterstützung bei der Klärung oder Sortierung eingehender Fragen und einen technischen Supporter, der sich um individuelle Fragen der Teilnehmer kümmern könnte. Weisen Sie sie alle ein und besprechen Sie die Aufgabenverteilung, damit alle ihre Rolle während der Veranstaltung kennen.

Bereiten Sie Ihre eigene Sitzung vor

Höchstwahrscheinlich werden Sie eine PowerPoint-Präsentation oder eine gleichwertige Software verwenden, um Ihre Zuhörer durch die Sitzung zu führen. Bitte beachten Sie einige wenige, aber wichtige Themen:

  • Vermeiden Sie visuelle Verwirrung und Überlastung
    Stellen Sie sich vor, Sie sind der Empfänger Ihrer Inhalte und wissen nicht, worauf Sie sich konzentrieren sollen. Als Vortragender müssen Sie Ihre Zuhörer klar durch Ihre Geschichte führen, da Sie beispielsweise auf nichts zeigen oder Ihre Präsentation z.B. mit Körpersprache unterstützen können. Das bedeutet, dass Sie zwischen visuellen Highlights und geschriebenen/gesprochenen Elementen abwägen müssen. Zu viele farbenfrohe Bilder, schlecht ausgewählt und in verschiedenen Stilen kompensieren nicht eine klare Aussage. Wenn Sie Text hervorheben wollen, verwenden Sie immer den gleichen Stil (z.B. unterstrichen, fett, unterschiedliche Textfarbe).
  • Strukturieren Sie Ihren Inhalt richtig
    Es geht nicht nur um eine Struktur, die Sie inhaltlich erstellen, sondern auch um jede einzelne Folie. Es wurde an anderen Stellen bereits viel über die Vorbereitung einer guten, leicht verständlichen und einprägsamen Präsentation gesagt und geschrieben. Lassen Sie uns also hier auf das absolute Minimum reduzieren:

    • Finden Sie Ihren Stil und bleiben Sie so konsistent wie möglich.
    • Testen Sie die Inhalte auf verschiedenen Geräten: Desktop (großer Bildschirm), Laptop (kleiner Bildschirm), Tablet und ggf. Handy, um sicherzustellen, dass der Text gelesen werden kann und die Bildauflösung ausreichend ist.
    • Erwägen Sie ein Format, das sich von Ihrem üblichen Firmen-PowerPoint-Master unterscheidet. Die meisten dieser Dokumente haben eine umfangreiche Kopf- und Fußzeile und lassen nur wenig Platz für den eigentlichen Inhalt. Für die Web-Sitzung können Sie eine schlankere Version verwenden, z.B. indem Sie Ihr Firmenlogo nur am Ende / am Anfang der Präsentation in voller Größe präsentieren.
  • Verwenden Sie korrekte Grammatik und Interpunktion
    Tipp: Um unbeabsichtigte Fehler in PowerPoint-Texten zu vermeiden, können Sie alle zu überprüfenden Objekte oder Textfelder markieren und im Reiter „Überprüfen“ die gewünschte Sprache einstellen. Dies ist besonders hilfreich, wenn die Software und die Präsentationssprache unterschiedlich sind. Beispiel: In einer deutschen PowerPoint-Installation wird in der Regel Deutsch als vordefinierte Dokumentsprache verwendet. Sie erkennt nicht automatisch die im Inhalt verwendete Sprache und schlägt daher keine Korrekturen vor.
  • Details im Auge behalten
    Bitte befolgen Sie zumindest diese einfachen Regeln, um die Augen Ihrer TeilnehmerInnen zu schonen:

    • Beginnen Sie Überschrift und Text immer an den gleichen Stellen (z.B. Überschriften oben links, nicht zentriert)
    • Serifenlose anstelle von Serifen-Schriften verwenden
    • Verwenden Sie maximal drei verschiedene Schriftgrößen (z.B. Überschrift, Text, Bildunterschrift oder Beschriftung)
    • Sie können nicht mit gestikulieren. Geben Sie noch mehr visuelle Orientierung, z.B. wenn Sie eine Liste von Themen haben, markieren Sie das Thema, auf das Sie sich gerade beziehen, oder brechen Sie die Liste in verschiedene Folien auf, z.B. mit einem unterstützenden grafischen Detail. Vergessen Sie bitte nicht, zuerst einen Überblick und am Ende eine Zusammenfassung zu geben.

Beispielseite Powerpoint übersichtlich

 

  • Bereiten Sie die Interaktion und den Einsatz von Medien vor und testen Sie sie
    Falls Sie Ihre Zuhörer persönlich mit einer Live-Einführung mit einem Laptop oder einer Webkamera begrüßen möchten
      • Testen Sie Ihre Kamera- und Audioeinstellungen
      • Platzieren Sie die Kamera auf Kopfhöhe
      • Testen Sie den Wechsel zurück zur Präsentation
        Es ist störend für Ihre Zuhörer, wenn Sie verzweifelt nach dem richtigen Browserfenster suchen, um die Präsentation fortzusetzen.

Bereiten Sie Ihre TeilnehmerInnen vor

  • Versenden Sie eine ordentliche Einladung
    Dazu gehört auch die korrekte Anrede (Bonusfrage: Kennen Sie die genaue Anrede, z.B. wenn Sie Herrn oder Frau oder Dr. einladen? In manchen Fällen sind Sie vermutlich nicht 100% sicher, ob ein Vorname männlich oder weiblich ist. Also prüfen Sie zuerst!).
  • Senden Sie kurz vor der Sitzung eine Erinnerung
    Achtung: Wenn Sie die Software oder die Website des Tool-Anbieters zum Versenden von Einladungen verwenden, vergewissern Sie sich, dass Sie die Annahme oder Ablehnung der Sitzungsanfragen verwalten können. Falls Sie z.B. Microsoft Outlook verwenden, vergessen Sie nicht, Ihrer Einladung alle relevanten Informationen beizufügen. Achten Sie auf eine gute Formatierung Ihrer Einladung. Sie vermitteln hier einen ersten Eindruck. Seien Sie dennoch vorsichtig bei der Verwendung von HTML oder Bildern im Textkörper Ihrer E-Mail. In einigen Fällen kann es vorkommen, dass HTML ignoriert und E-Mails als einfacher Text angezeigt wird. Bilder werden möglicherweise gar nicht überermittelt oder nicht angezeigt oder Ihre Nachricht wird sogar in den Spam-Ordner weitergeleitet. Es ist immer eine gute Idee, dies im Voraus zu testen.
  • Laden Sie Ihre Teilnehmer ein, ihre Einstellungen und Geräte zu testen
    Es gibt viele verschiedene Szenarien, über die wir nachdenken können: Im Falle einer firmeninternen Webkonferenz, bei der eine sichere und ordnungsgemäß verteilte Software oder Weblösung verwendet wird, die nur auf vertrauenswürdigen Firmengeräten läuft, haben Sie vielleicht ein einigermaßen gut ausgebildetes Publikum. Was aber, wenn Sie sich nicht sicher sind? Oder wenn Sie nicht wissen, welche Geräte und Betriebssysteme von den Teilnehmern verwendet werden; ob sich die Teilnehmer per Telefon einwählen oder Lautsprecher verwenden werden? Auch für den Fall, dass Sie die Verwendung einer Kamera erlauben – ein Test kann alle vor Überraschungen bewahren.
    Die meisten Anbieter von Webkonferenz-Tools bieten die Teilnahme an einem Test-Meeting an, bei dem die oben genannten Einstellungen geprüft werden können. Tun Sie sich und Ihren Eingeladenen einen Gefallen und fügen Sie diese Informationen sowie den entsprechenden Link zu der jeweiligen Website Ihren Einladungen und Erinnerungsnachrichten bei.
  • Geben Sie einen kurzen Überblick über den Inhalt, damit die Erwartung stimmen
    Sie möchten, dass Ihr Publikum Ihrer Präsentation folgt und Ihnen aufmerksam zuhört. Außerdem möchte Ihr Publikum im Voraus wissen, was der individuelle Grund für die Einladung ist und was es erwarten kann. Erhöhen Sie den Komfort Ihrer Gäste, indem Sie ihnen einen Überblick über den zu erwartenden Inhalt geben. Statt einfach das Inhaltsverzeichnis Ihrer Präsentation zu verwenden, fügen Sie einige weitere interessante Fakten und Vorteile hinzu. Beispiel: „Am Ende dieser Sitzung werden Sie wissen, wie man…“, „Nach der Web-Konferenz haben Sie alle Informationen über…“. Verwenden Sie ganze Sätze und keine Abkürzungen.

Phase 2: Durchführung

Begrüßung und Einführung

Jetzt haben Sie sich gut vorbereitet, und endlich ist der Tag Ihrer Web-Sitzung gekommen. Traurige Tatsache ist: für einige Ihrer Teilnehmer ist es „nur eine weitere Online-Sitzung“. Sie sind vielleicht in Eile zwischen einem Telefongespräch und der Vorbereitung ihrer Statusfolien für ein Projekt. Daher ist es eine gute Idee, Ihren Zuhörern einen ruhigen, konzentrierten und wertschätzenden Empfang zu bereiten und eine Einführung zu geben. Geben Sie zu Beginn einen kurzen Überblick über den Inhalt. Erinnern Sie sich? „Am Ende dieser Sitzung werden Sie wissen, wie man…“

Stellen Sie sich als Rednerin oder Redner und das Team (potenzielle andere RednerInnen, Unterstützungsteam), ihre Rolle im Unternehmen und die jeweilige Funktion während der Sitzung vor.

Erzählen Sie Ihre Geschichte

Sie haben Ihre Geschichte, Ihren Handlungsstrang sorgfältig vorbereitet, festgelegt, wer aus dem Team welchen Teil der Sitzung präsentiert, und dies auch vorher getestet. Bitte denken Sie daran: Eine Webpräsentation oder Konferenz unterscheidet sich von einer persönlichen Präsentation. Ihre Zuhörer verpassen viele vermeintliche, sonst aber wichtige Nebensächlichkeiten: Sie sehen Ihre Körpersprache nicht, sie können Ihren Gesten nicht folgen, während Sie sprechen. Sie hören nicht unbedingt, wenn der Redner wechselt. Das bedeutet:

  • Sprechen Sie langsam und deutlich
  • Machen Sie gelegentlich eine Pause, um die Möglichkeit zu geben, über den empfangenen Input nachzudenken oder Notizen zu machen
  • Sagen und wiederholen Sie unter Umständen sogar, was Sie tun und denken. Beispiel: Sie erhalten eine Frage von einem Teilnehmer und wissen die Antwort nicht sofort. Lassen Sie Ihre Zuhörer wissen, dass Sie eine Sekunde über die Antwort nachdenken müssen, später während der Sitzung auf die Frage zurückkommen oder sie nach der Sitzung nachschlagen und persönlich oder schriftlich antworten
  • Vermeiden Sie Füllwörter, z.B. „Hm“, „Ehm“, „Eigentlich“, „Richtig?“, „Ok“. Es kann helfen, einen „Trocken-„ oder Probelauf der Präsentation aufzuzeichnen und sich den eigenen Vortrag einmal anzuhören.

Seien Sie im Allgemeinen freundlich, offen, respektvoll und wertschätzend. Vergessen Sie nicht, auch hin und wieder zu lächeln, man kann Ihren Gesichtsausdruck „hören“. Verwenden Sie nach Möglichkeit ganze Wörter oder Sätze anstelle von Fachausdrücken und Abkürzungen. Nicht jeder mag mit Ihren Produkten, Ihrem Unternehmen oder Ihrem Fachgebiet vertraut sein.

Nutzen Sie die Optionen zur Interaktion und vermeiden Sie Unterbrechungen

Einige Softwarelösungen bieten die Möglichkeit zur Interaktion. Wenn Sie diese Möglichkeiten nutzen möchten, probieren Sie sie bitte vor der eigentlichen Veranstaltung aus. Beispiel: Für eine internationale Veranstaltung möchten Sie vielleicht eine Weltkarte präsentieren und das Publikum fragen, wo sie sich befinden. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie Sie mit dieser Interaktion umgehen. Andere Optionen für Interaktionen sind Umfragen (Möchten Sie die Ergebnisse präsentieren und wissen Sie, wie man das macht?) oder die einfache Chat-Funktion (Ihr Team kann Ihnen beim Sortieren von Fragen und Antworten helfen).

Falls Sie vorhaben, das Treffen aufzuzeichnen, denken Sie daran, die Teilnehmer zu fragen, ob sie damit einverstanden sind. Falls nicht, seien Sie bereit, die Aufzeichnung abzubrechen. Oder kündigen Sie Ihre Pläne im Voraus an und geben Sie den Eingeladenen die Möglichkeit, rechtzeitig auszusteigen oder ihre Interaktion einzuschränken.

Geben Sie Ihrem Publikum je nach Anzahl der Teilnehmer die Möglichkeit, das Mikrofon zu benutzen. Für eine kleine Gruppe von Personen kann es interessant sein, sich einander persönlich vorzustellen. Für große Gruppen ist dies nicht empfehlenswert. Im Gegenteil: Um akustische Störungen zu vermeiden, ist es eine gute Idee, alle Teilnehmer stumm zu schalten. Machen Sie sich auch hier mit den Funktionalitäten vertraut, um sicherzustellen, dass Sie z.B. die Stummschaltung Ihrer Co-Referenten aufheben können, während alle anderen noch nicht zu hören sind.

Abschluss und Nachbereitung

Beenden Sie die Webkonferenz mit einer sehr kurzen Zusammenfassung und abschließenden Gedanken, und lassen Sie Ihre Zuhörer wissen, was sie nach der Konferenz erwartet.

  • Ist eine Folgesitzung oder eine Reihe von Sitzungen geplant? Informieren Sie sie über Datum und Thema oder wo/wie sie diese Informationen finden können.
  • Falls die Sitzung aufgezeichnet wurde, informieren sie darüber wo und wann sie zu finden ist
  • Kontaktinformationen für Fragen
  • Letzte Möglichkeit der Interaktion: Fragen Sie Ihr Publikum, was es mitgenommen hat, und fassen Sie die Antworten zusammen oder lesen Sie sie laut vor
  • Sie möchten, dass Ihr Publikum die Qualität und den Nutzen der Veranstaltung bewertet? Geben Sie dies jetzt bekannt und sagen Sie den Teilnehmern, wie sie auf die Umfrage zugreifen können.
  • Danken Sie Ihrem Team!
  • Verabschiedung

Phase 3: Nachbereitung

Lektionen aus dem Team (Lessons Learned)

Nach jeder Sitzung, vor allem aber, wenn Sie als Team neu im Online-Format sind, führen Sie Ihre eigene Nachfolge- (Online-) Sitzung durch. Fragen Sie sich, was Sie besser hätten machen können oder was Sie ändern wollen. Geben Sie Ihren Teammitgliedern respektvolles Feedback und bitten Sie sie um ihre Rückmeldung.

Während einer Online-Veranstaltung, mehr noch als bei Live-Veranstaltungen, werden die Teilnehmer jede Art von Dissens oder subtiler Aggression bemerken. Nicht nur Ihr Lächeln, sondern auch Ärger kann gehört und gespürt werden. Versuchen Sie, die Veranstaltung zu einem entspannten Erlebnis für alle zu machen.

Halten Sie Ihre Versprechen ein

Was auch immer Sie während der Veranstaltung angekündigt oder versprochen haben – liefern Sie! Sie haben Rückmeldung wegen einer technischen Frage versprochen? Liefern Sie es. Sie haben angekündigt, dass die Einladung für die nächste Veranstaltung am nächsten Tag verschickt wird? Versenden Sie sie oder sorgen Sie dafür, dass es geschieht. Sie wollen den Eindruck vermeiden, dass eine Online-Veranstaltung weniger zuverlässig und seriös wirkt als ein persönliches Treffen.

Planen Sie Verbesserungen

Insbesondere wenn Sie und Ihr Team neu bei Online-Veranstaltungen sind, wird es immer Möglichkeiten zur Verbesserung geben. Im Idealfall führt die Lessons Learned-Session zu einer Liste von Verbesserungen.

Phase 4: Verbesserungen

Wandeln Sie diese Liste von Verbesserungen in eine Liste konkreter Aktivitäten um, weisen Sie jeder Aktivität eine verantwortliche Person und ein Datum zu, an dem die Aktivität abgeschlossen ist. Natürlich kann es sein, dass Sie weitere Personen in die Ausführung Ihrer Verbesserungen einbeziehen müssen. Stellen Sie sich nur einmal vor, Sie beschließen, die Software zu ändern und müssen sich an neue Funktionalitäten gewöhnen.

Ohne hier zu weit zu gehen: Der Begriff Verbesserung impliziert, dass das neue Ergebnis besser ist als das vorherige Ergebnis. Es könnte hilfreich sein, sich selbst und Ihre Veranstaltungsteilnehmer zu fragen, was ein „gutes“ Ergebnis oder Resultat ist. Ihre eigenen Leistungsindikatoren werden sich höchstwahrscheinlich von denen Ihrer Eingeladenen unterscheiden. Aber denken Sie über beide Interessen nach und geben Sie sich selbst eine Reihe von Indikatoren, um ein erfolgreiches Ergebnis zu messen. Ein Beispiel: X% der Teilnehmer kaufen Ihr Produkt nach einer Verkaufsveranstaltung. Support-Anfragen werden nach einer Schulungsveranstaltung um Y% reduziert. Aber auch: Z% Ihrer Teilnehmer bewerteten den Nutzen der Veranstaltung mit mehr als 3 von 5 Sternen.

Und nicht zuletzt: Die letzte Aktivität auf Ihrer Liste sollte der Testlauf für die nächste Online-Veranstaltung sein.

 

 

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