„Sorry, was macht Ihr da eigentlich?“ IT erklären für alle, die keine Nerds sind

In meinen Projekten als Kommunikationsbegeisterte für Cybersicherheit und IT begegnet mir immer wieder dieselbe Szene:

Eine IT-Spezialistin (jaja, es kann auch ein IT-Spezialist sein), die für ihr Thema brennt, wird gebeten, für eine Abteilungspräsentation im Intranet ihr Arbeitsthema oder ein Projekt zu beschreiben. Die Idee dahinter ist gut. Endlich zeigt die IT, was sie tut und leistet und welche Dienstleistungen die meist internen Kund:innen hier zu welchen Konditionen beziehen können!

Aber sobald es ans Schreiben geht, kommen die Fragen: Wie erklärt man komplexe technische Zusammenhänge so, dass auch Nicht-Nerds sie verstehen? Wie bleibt man gleichzeitig dabei fachlich korrekt, ohne alle zu verlieren?

Hier ein paar ganz praktische Tipps für Nerds:

1. Wer liest da eigentlich mit?

Bevor Du anfängst zu schreiben, klär erst mal: Wer liest diesen Text? Sind es neue Mitarbeitende, Managerinnen ohne IT-Hintergrund, oder Kolleginnen aus anderen Fachabteilungen? Welche Fragen könnten sie haben? Was brauchen sie wirklich, um den IT-Service zu verstehen, den Du beschreiben willst?

Je besser Du Dein Publikum kennst, desto gezielter kannst Du Deinen Text zuschneiden. Schreib nicht für Deine IT-Kolleg*innen. Die wissen meistens sowieso Bescheid. Schreib für die, die es nicht wissen und für die Dein Text eine echte Hilfe sein kann.

2. Fachsprache ja – aber mit Feingefühl

Du liebst Deine Abkürzungen und den Fachjargon. Und Du hast recht: Vieles davon macht komplexe Zusammenhänge greifbar. Aber Vorsicht: Für Menschen außerhalb der IT wirken Begriffe wie SSO, API, DevOps oder IAM oft wie eine andere Sprache.

Deshalb: Wenn Du Fachbegriffe nutzt, erkläre sie knapp und direkt. Zum Beispiel so:

„Wir haben den Zugang über SSO (Single Sign-On) vereinfacht, damit Ihr Euch nur noch einmal anmelden müsst und dann automatisch Zugriff auf alle Anwendungen habt.“

Mach Dir klar: Es geht nicht darum, möglichst viele Abkürzungen zu vermeiden, sondern darum, dass Leser*innen schnell verstehen, worum es geht. Wenn Fachbegriffe hilfreich sind, dann nutze sie. Aber erkläre sie immer so, als würdest Du es jemandem aus einem anderen Team in der Küche beim Kaffee erklären.

3. Schaubilder? Unbedingt, aber mit Verstand

Ein gutes Schaubild spart 500 Wörter. Aber nur, wenn es auch wirklich hilft. Zu viele Pfeile, Farben oder eine Architektur-Grafik, die aussieht wie ein Flugplan für Fortgeschrittene? Damit verwirrst Du eher, als dass Du klärst.

Wichtige Fragen: Was zeigt das Bild? Welche zentrale Aussage soll es unterstützen? Kann jemand das Bild verstehen, ohne dass Du danebenstehst und es erklärst?

Tipp: Nutz einfache Darstellungen, beschrifte klar und erkläre im Text, was das Bild zeigt. Und bitte: Überprüf, ob das Bild überhaupt angezeigt werden kann. Ein Visio-Diagramm, das nur mit Spezialsoftware aufgeht, hilft im Intranet genau niemandem.

4. Schreib, als wärst Du im Gespräch

Dein Text muss nicht literarisch sein. Er soll helfen. Also: Schreib aktiv, klar, konkret.

Statt „Es wurde ein System implementiert, das…“ lieber „Wir haben ein neues System eingeführt, das Euch…“. Sprich Deine Leser*innen direkt an. Verwende Beispiele, am besten echte aus dem Arbeitsalltag.

Zum Beispiel: „Stell Dir vor, Du musst für Dein Team eine neue Software beantragen. Bisher war das kompliziert – jetzt geht es mit drei Klicks über das neue Portal.“

Das schafft Relevanz und zeigt, dass Dein Thema einen Unterschied macht.